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Aufbewahrungspflicht AO § 147
Vaultivo legt sie unverändert ab, liest sie aus, macht sie durchsuchbar — und hält sie so lange, wie es die Frist verlangt.
Hereinkommen
Belege kommen so an, wie sie ohnehin bei Ihnen ankommen. Sie müssen Ihren Ablauf nicht umstellen.
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Ablage-Adresse — zufällig erzeugt und nicht zu erraten, damit niemand sonst Belege in Ihr Archiv einschleusen kann. Leiten Sie die Rechnung weiter: der Anhang wird übernommen, die Mail selbst nicht.
k7f3q9x2m4hd@vaultivo.euMehrere Dateien auf einmal, aus dem Scanner-Ordner oder vom Desktop. PDF, Word und OpenDocument — dazu E-Rechnungen: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Bis 30 MB je Datei.
Jahre alter Belege werden in einem Durchgang eingespielt, samt Datum und Geschäftspartner. Wir richten das mit Ihnen ein.
Was danach passiert
Jede Datei wird auf Schadsoftware geprüft, bevor irgendetwas daraus gelesen wird. Was auffällt, wird zurückgehalten und kommt nicht ins Archiv.
Aus PDFs direkt, aus gescannten Seiten per Bilderkennung. Strukturierte E-Rechnungen werden ausgelesen, wie sie sind — ohne Raten.
Belegart, Datum, Nummer, Betrag und Geschäftspartner werden erkannt und als Felder gesetzt — nicht als Dateiname.
Das Original wird gespeichert, wie es angekommen ist, und danach nie mehr verändert. Öffnet ein Administrator eines Ihrer Dokumente, steht das in Ihrem Protokoll.
Nichts wird automatisch abgelegt. Jedes Dokument wartet in Ihrem Posteingang — mit dem, was wir gelesen haben, und dem, was unklar ist — bis Sie es bestätigen.
Wiederfinden
Nummer, Geschäftspartner, Betrag oder Monat — Sie tippen, was Sie noch wissen. Probieren Sie es hier aus.
Fristen
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum — abgeleitet aus Belegart und Sitz Ihres Betriebs — und nennt die Grundlage dazu.
| Sitz | Belegart | Frist | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Österreich | Rechnungen, Gutschriften, Belege | 7 Jahre | UGB § 212 · BAO § 132 |
| Österreich | Verträge, Lieferscheine | 7 Jahre | UGB § 212 |
| DeutschlandIhre Domain | Rechnungen | 10 Jahre | AO § 147 |
| EU allgemein | Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen | 10 Jahre | RL 2006/112/EG |
| Übrige Länder | Alle Belegarten | 10 Jahre | ohne Rechtsgrundlage — Vorgabe der Plattform |
Vaultivo schlägt die Frist vor und rechnet sie aus. Ändern können Sie sie jederzeit; jede Änderung wird dauerhaft protokolliert. Was aufzubewahren ist und wie lange, entscheiden Sie — wir sind ein Werkzeug, keine Behörde.
Preis
Keine Staffelpläne, keine Nutzerlizenzen, keine Mindestlaufzeit. Sie zahlen die Grundgebühr, jeden aufgenommenen Beleg einmal, und den belegten Speicher.
Posten
Alle Beträge netto in Euro. Monatlich kündbar.
Erster Monat · Bestand übernommen
Jeder weitere Monat
Der Speicher wird nach tatsächlichem Bestand verrechnet und wächst mit ihm.