E-Rechnung
Die E-Rechnung verändert, wie eine Rechnung zu Ihnen kommt. An der Frage, was danach mit ihr passiert, ändert sie nichts.
Stand: 06.09.2026
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die so ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass sie sich maschinell verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Ein PDF im Mailanhang erfüllt das nicht. Es ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz, und es war deshalb nie eine E-Rechnung im Sinne dieser Regelung, so elektronisch es sich auch anfühlt.
Umgekehrt sieht eine echte E-Rechnung für einen Menschen oft nach gar nichts aus: eine XML-Datei, in der jedes Feld benannt ist, entweder für sich allein oder eingebettet in ein PDF, das nur die lesbare Hülle ist.
Empfangen können müssen Sie eine E-Rechnung bereits. Die Übergangsregelung des Umsatzsteuergesetzes gilt ausdrücklich nur für das Ausstellen, für den Empfang gibt es keine, und deshalb gilt seit dem 1. Januar 2025: wer im Inland an einen anderen inländischen Unternehmer leistet, muss eine E-Rechnung entgegennehmen können.
Ausstellen dürfen Sie noch anders. Für Umsätze aus 2025 und 2026 bleiben Papier und andere elektronische Formate zulässig, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wird und der Empfänger zustimmt.
Für Umsätze aus 2027 gilt dieselbe Erleichterung noch einmal, bis zum 31. Dezember 2027, aber nur für kleinere Betriebe: der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht über 800.000 Euro gelegen haben.
Danach ist im Gesetz keine Ausnahme mehr vorgesehen. Für Umsätze ab 2028 bleibt nur noch die E-Rechnung.
Die Pflicht regelt das Format und den Weg. Sie sagt nichts darüber, wie lange Sie eine Rechnung behalten müssen, und sie verkürzt keine Frist.
Die Frist ist dieselbe wie vorher, sie steht in denselben Vorschriften wie vorher, und sie beginnt weiterhin am Ende des Kalenderjahres.
Was sich ändert, ist nur, wovon es mehr gibt: von Dateien, die niemand mehr ausdruckt, und die trotzdem jemand über die ganze Frist hinweg vorzeigen können muss.
AO § 147 Abs 3 · UStG § 14b Abs 1
Welche Unterlage müssen Sie wie lange aufbewahren?
Für Rechnungen verlangt das Umsatzsteuergesetz über die gesamte Aufbewahrungsdauer dasselbe wie am ersten Tag: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.
Bei einer E-Rechnung ist das der strukturierte Datensatz selbst, nicht die hübsche Ansicht davon. Wer die XML-Datei beim Einlesen in ein eigenes Format überführt und die Datei danach verwirft, hat eine Abschrift aufbewahrt.
Sie sorgt dafür, dass die Rechnung ankommt. Danach hört sie auf.
Sie sagt nicht, wo die Datei liegen soll, wer sie in vier Jahren findet, wie sie durchsucht wird, was passiert, wenn Sie die Software wechseln, und wie Sie den Bestand wieder herausbekommen, wenn Sie ihn woanders brauchen. Das war vor der Pflicht Ihr Problem und ist es danach.
Genau diese Lücke ist der Grund, warum es dieses Archiv gibt.
Vaultivo ist kein Rechnungsnetzwerk. Es verschickt keine Rechnungen, es ist an keinen Übertragungsdienst angeschlossen, und es macht Sie nicht E-Rechnungs-fähig. Wenn Sie eine Pflicht zum Ausstellen trifft, brauchen Sie dafür etwas anderes.
Was Vaultivo ist, ist das, was danach kommt. Es nimmt die Rechnung entgegen, wie sie ist, legt sie unverändert ab und behält sie in dieser Form.
Kommt eine strukturierte E-Rechnung herein und lässt sie sich vollständig lesen, werden die Felder direkt daraus übernommen, ohne Raten. Lässt sie sich nicht vollständig lesen, geht sie denselben Weg wie jedes andere Dokument. Und wie jedes andere Dokument wartet sie danach im Posteingang, bis Sie sie bestätigen.
Was mit einem Dokument passiert
Ob und ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt an Ihrem Umsatz, an Ihrem Sitz und an dem Ihrer Kunden. Diese Seite nennt die Regel und den Zeitplan; sie kann Ihren Fall nicht einordnen und ist keine Steuerberatung.
Termine dieser Art werden außerdem verschoben. Die hier genannten sind am 6. September 2026 an den geltenden Fassungen geprüft worden; das Datum unter der Überschrift sagt Ihnen, wie alt diese Prüfung ist.