Aufbewahrung
Die Frage klingt nach einer einzigen Zahl. Sie ist es nicht: in Deutschland hängt die Frist davon ab, was für eine Unterlage vor Ihnen liegt.
Stand: 06.09.2026
Die folgenden Fristen stehen im Gesetz. Sie sind kein Vorschlag von Vaultivo und keine Empfehlung einer Steuerberatung, sondern das, was in Deutschland für die jeweilige Art von Unterlage gilt.
| Art der Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | AO § 147 Abs 3 |
| Belege und Rechnungen | 8 Jahre | AO § 147 Abs 3 · UStG § 14b Abs 1 |
| Geschäftsbriefe, empfangen und abgesandt | 6 Jahre | AO § 147 Abs 3 |
Die Abgabenordnung teilt Ihre Unterlagen in Klassen und gibt jeder Klasse ihre eigene Frist: 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für die übrigen Unterlagen, also für die empfangenen und abgesandten Geschäftsbriefe.
Die Zahl, die die meisten suchen, ist die mittlere. Eine eingegangene Rechnung, die Sie verbuchen, ist ein Buchungsbeleg, also 8 Jahre. Für Rechnungen sagt das Umsatzsteuergesetz dieselbe Zahl noch einmal gesondert, für die Kopie der Rechnung, die Sie ausgestellt haben, ebenso wie für jede Rechnung, die Sie erhalten haben.
Die 8 Jahre für Buchungsbelege sind neu. Bis Ende 2024 waren es 10; seit dem 1. Januar 2025 stehen 8 im Gesetz.
Das ist der Normalfall, nicht der Sonderfall. Eine eingegangene Rechnung ist ein empfangener Geschäftsbrief, und sobald Sie sie verbuchen, ist sie zusätzlich ein Buchungsbeleg. Beide Beschreibungen treffen zu, also müssen Sie beide Fristen einhalten, und damit die längere.
Deshalb ist die Antwort für eine verbuchte Eingangsrechnung 8 Jahre und nicht 6. Wer nach der kürzesten Klasse sortiert, in die eine Unterlage passt, sortiert falsch herum.
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum. Es leitet sich aus dem Dokumenttyp und aus dem Sitz Ihres Betriebs ab, und die Grundlage steht dabei, damit Sie sie nicht suchen müssen.
Ändern können Sie das Datum jederzeit. Jede Änderung wird dauerhaft protokolliert, mit dem alten und dem neuen Wert. Was aufzubewahren ist und wie lange, entscheiden Sie.
Bis September 2026 schlug Vaultivo für deutsche Betriebe für jeden Dokumenttyp dieselbe, längere Frist vor. Seither schlägt es die Frist der jeweiligen Art vor, also 8 Jahre für einen Buchungsbeleg.
Vorhandene Dokumente wurden dabei nicht neu berechnet. Ein Dokument, das vorher abgelegt wurde, trägt weiterhin sein altes Datum. Es liegt damit länger als nötig, nicht kürzer, und das ist die harmlose Richtung.
Ändern Sie später das Datum eines solchen Dokuments, oder setzen Sie es auf den berechneten Wert zurück, dann übernimmt es die heutige Regel und rückt dabei nach vorn. Der neue Wert ist der richtige; es ist trotzdem ein Sprung, und deshalb steht er hier.
Dieser Text behandelt die allgemeinen Fristen für die Unterlagen eines Betriebs. Er ist keine Steuerberatung und ersetzt keine.
Nicht behandelt sind unter anderem die Fristen für Personalunterlagen und Lohnkonten, die Aufbewahrung im Zusammenhang mit Zoll und Verbrauchsteuern, sowie alles, was sich aus einem Vertrag oder aus einer Förderzusage zusätzlich ergibt. Sie können jede dieser Fristen in Vaultivo eintragen; nur vorschlagen kann Vaultivo sie nicht.
Und eine Frist kann sich verlängern, ohne dass Sie etwas tun. Wann das passiert, steht im nächsten Text.