Fristen
Zwei Regeln entscheiden darüber, ob Ihre Rechnung stimmt. Beide sind kurz, beide stehen im Gesetz, und beide werden regelmäßig übersehen.
Stand: 06.09.2026
Nicht am Datum der Rechnung, nicht am Tag der Buchung, sondern am 31. Dezember des Jahres, zu dem die Unterlage gehört. Erst von da an zählen die Jahre, bei einer Rechnung also 8.
Eine Eingangsrechnung vom 3. Februar 2026 ist damit nicht bis zum 3. Februar 2034 zu halten, sondern bis zum 31. Dezember 2034. Der Unterschied sind elf Monate, und er geht immer in dieselbe Richtung: die Frist ist länger, als das Rechnungsdatum vermuten lässt.
Das ist praktisch, weil es sortiert. Alles aus einem Kalenderjahr wird am selben Tag frei, ganz gleich, ob es im Jänner oder im Dezember hereingekommen ist. Ein Aufräumen zum Jahreswechsel erfasst deshalb immer einen ganzen Jahrgang und nie eine halbe Ablage.
AO § 147 Abs 3 · UStG § 14b Abs 1
Bei Büchern zählt das Jahr der letzten Eintragung, beim Jahresabschluss, beim Inventar und beim Lagebericht das Jahr, in dem sie aufgestellt wurden.
Für Rechnungen sagt es das Umsatzsteuergesetz noch einmal ausdrücklich, und es nennt das Ausstellungsdatum: die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Nicht mit dem Tag, an dem sie bei Ihnen ankam, und nicht mit dem Tag, an dem Sie sie bezahlt haben.
Das ist die zweite Regel, und sie ist die unangenehmere, weil sie ohne Ihr Zutun greift und weil Ihnen niemand mitteilt, dass sie gegriffen hat.
Solange die Unterlagen für ein laufendes Verfahren von Bedeutung sind, an dem Sie beteiligt sind, sind sie weiter aufzubewahren. Eine Betriebsprüfung, ein offenes Rechtsmittel, ein Rechtsstreit: in all diesen Fällen bleibt die Unterlage zu halten, auch wenn die Frist längst abgelaufen wäre.
Die Frist verlängert sich dabei nicht um eine bestimmte Zahl von Monaten. Sie endet einfach nicht, bis die Sache erledigt ist. Ein Datum, das man vorher ausrechnen könnte, gibt es hier nicht.
Die Abgabenordnung hängt die Aufbewahrung zusätzlich an die Festsetzungsfrist: die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Das ist keine Ausnahme für Sonderfälle, sondern ein zweiter, still mitlaufender Zeitplan, der die gezählte Frist überholen kann. Wenn Sie eine Frist selbst ausrechnen, rechnen Sie damit die Untergrenze aus.
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum und nennt die Grundlage dazu. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, zu dem das Dokument gehört, also genau so, wie es oben steht. Das Datum des Dokuments selbst bestimmt dabei nur, um welches Kalenderjahr es geht.
Bis September 2026 war das anders: gerechnet wurde ab dem Tag des Dokuments, und das vorgeschlagene Datum lag entsprechend früher. Dokumente, die vorher abgelegt wurden, tragen weiterhin das damals berechnete Datum. Neu gerechnet wird nur, wenn Sie das Datum des Dokuments ändern oder die Frist ausdrücklich auf den berechneten Wert zurücksetzen; dann springt das Datum in einem Schritt nach hinten.
Die zweite Regel, denn kein Archiv erfährt, dass bei Ihnen eine Prüfung angesetzt wurde. Was Vaultivo dafür anbietet, ist der rechtliche Halt: ein Dokument unter Halt lässt sich nicht löschen, unabhängig davon, welches Datum daran steht. Sie erkennen die Lage, Vaultivo hält das Dokument.
Und wenn nichts läuft, geschieht ebenfalls nichts von selbst. Ein abgelaufenes Aufbewahrungsdatum löscht kein Dokument; es macht nur sichtbar, dass Sie es dürften.
Elektronisch ist zulässig, und für Rechnungen knüpft das Umsatzsteuergesetz daran eine Bedingung, die für die gesamte Aufbewahrungsdauer gilt: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.
Unversehrtheit heißt nicht, dass die Datei irgendwo liegen muss. Sie heißt, dass sie noch dieselbe ist. Eine Datei, die beim Ablegen umgewandelt und danach ersetzt wurde, ist nicht mehr unversehrt, sondern eine Abschrift.
Deshalb verändert Vaultivo das Original nie. Was hereinkommt, wird unverändert abgelegt und bleibt so liegen; was zusätzlich entsteht, etwa eine lesbare PDF-Ansicht einer Datei, die keine ist, tritt daneben und nicht an seine Stelle.
Ob in Ihrem Fall ein Verfahren läuft, das die Frist offen hält, kann dieser Text nicht beantworten, und ein Archiv kann es auch nicht. Das ist die Frage für Ihre Steuerberatung.
Was dieser Text beantwortet, ist die Frage davor: ab wann gezählt wird, und dass Zählen allein nicht reicht.